邮件工单使用指南
# 邮件工单使用指南
——支持将您的企业邮箱接入系统,提供邮件工单整体功能。
# 邮件工单的作用
● 通过接收您的客户邮件,获取客户所反馈问题后创建为工单流转解决。
● 通过 Sobot 邮箱或您的企业邮箱作为发件人回复客户邮件。
# 邮件渠道设置
设置位置:工单中心 > 设置 > 工单渠道设置 > 邮件。
在此页面,您可以进行以下几项邮件基础设置:
# ● 邮件渠道开关
该开关默认关闭;
关闭时,邮件渠道停止使用,您的客户不能通过邮件进行反馈,邮件不再生成工单;
若想关闭某一邮件地址的收发服务,需将该邮箱直接删除,删除的邮箱若想重新使用,可再次添加。
# ● 添加邮箱
点击【添加邮箱】。
注册时,系统会为您自动生成一个邮箱,后缀为 sobot.com,自动生成的邮箱不可操作。
您还可以添加自己的邮箱, 系统支持最多 100 个邮箱收发,即除自动生成的邮箱外,还可配置 99 个对外收发的邮箱,邮箱平台不限。
您可根据业务情况,选择【用途】,设置该邮箱用于接收邮件或同时用于接收与收发邮件。
您可以通过收件服务设置为新增邮箱设置收件服务。
您可以通过发件服务设置为新增邮箱设置发件服务。
# ● 删除
被删除后,该邮箱无法再对客户进行回复。
# ● 编辑
【用途】:您可根据业务情况,将该邮箱用于接收邮件或者同时用于接收和收发邮件。
【收件服务】设置:收件服务设置
【发件服务】设置:发件服务设置
# ● 默认分配到
可在工单设置里工单分类和工单模板使用指南自定义工单分类。
所有邮箱渠道创建的工单都会自动分配到该分类下,若您有自定义需求,可以通过【流转触发器】(工单中心 > 设置 > 工单流转设置 > 新建)实现。
# ● 重复邮件合并至工单
开启后,系统会自动识别您的客户发来的邮件主题,当新邮件(非回复邮件)的“主题”和“收件箱”与已有工单相同且满足您配置的“工单创建时间”和“工单状态”时,则一致的邮件会进行合并,并将回复内容同步到已有工单。
# ● 工单“完结”后邮件回复生成新工单
开启后,当工单变更为“完结”状态后超过您设置的小时数后,您的客户如果再次回复该工单,系统将会将您的客户发来的回复邮件生成为新的工单。